Qual o melhor modelo de gestão de custos para a área de Facilities?

O modelo ideal pode variar de empresa para empresa e vai depender especificamente das necessidades, características e objetivos de cada uma. No entanto, sabemos que a gestão por headcount sempre foi a mais utilizada. Mas será que ainda é?

Empresas com um número de funcionários relativamente estável utilizavam mais o modelo de custo por n° de colaborador, enquanto empresas com um número de funcionários variável ou com um espaço físico mais flexível acabavam utilizando a gestão por metro quadrado.

No modelo tradicional de trabalho, com funcionários trabalhando exclusivamente no escritório, a gestão por headcount pode ser uma boa opção. Isso porque, nesse modelo, o número de funcionários é relativamente estável e a empresa pode comparar o desempenho de diferentes unidades ou departamentos em termos de consumo de recursos e serviços.

O formato de trabalho flexível, que é relativamente novo, trouxe várias mudanças significativas na forma de fazer gestão de custos prediais e essas mudanças refletem a necessidade de adaptar a gestão de Facilities para acomodar uma força de trabalho que pode ser fixa, 100% presencial, ou híbrido, onde os colaboradores podem trabalhar de locais diferentes e podem estar no escritório em dias específicos.

As principais mudanças do trabalho flexível na gestão de custos de Facilities

• Redução de espaço de escritório fixo: Com a possibilidade de trabalho remoto e a adoção de horários flexíveis, muitas organizações estão reduzindo o espaço de escritório fixo. Isso resulta em economias significativas de custos com aluguel, manutenção e utilitários.
• Espaços de trabalho flexíveis: A gestão de ocupação predial está se movendo em direção a espaços de trabalho mais flexíveis, como estações de trabalho compartilhadas e áreas de colaboração. Isso permite uma utilização mais eficiente do espaço disponível.
• Monitoramento da ocupação em tempo real: Muitas organizações estão investindo em tecnologia que permite o monitoramento em tempo real da ocupação de espaços. Isso ajuda a ajustar a utilização de áreas com base na demanda dos funcionários.
• Modelos de custeio variável: Com a redução de espaço de escritório fixo, as organizações estão adotando modelos de custeio variável, onde os custos de facilities estão mais diretamente ligados ao uso real do espaço. Isso pode incluir sistemas de cobrança por uso ou custos compartilhados entre departamentos com base no espaço ocupado.
• Foco na experiência do funcionário: A gestão de custo com ocupação predial agora considera a experiência do funcionário como um fator-chave. Isso inclui a criação de espaços de trabalho agradáveis e funcionais, que contribuam para a satisfação e produtividade dos funcionários.
• Adaptação a diferentes necessidades: A gestão de facilities está se tornando mais ágil e adaptável para atender a diferentes necessidades dos funcionários. Isso inclui espaços silenciosos para concentração, áreas de colaboração, opções de trabalho em pé, entre outros.
• Sustentabilidade e eficiência energética: A gestão de custos com ocupação predial também está mais focada na sustentabilidade e na eficiência energética. Espaços de trabalho mais eficientes do ponto de vista energético podem reduzir os custos operacionais a longo prazo.
• Parcerias com plataformas de coworking: Algumas organizações estão estabelecendo parcerias com plataformas de espaços de coworking para oferecer aos funcionários a flexibilidade de escolher onde trabalhar. Isso pode ser uma solução mais econômica em comparação com a manutenção de escritórios corporativos tradicionais.
• Uso de tecnologia e dados: A análise de dados e o uso de tecnologia desempenham um papel fundamental na gestão de custos com ocupação predial. A coleta de dados sobre o uso do espaço, a utilização de recursos e a satisfação dos funcionários ajuda a tomar decisões informadas.

Com rotatividade de funcionários, a melhor maneira de fazer gestão de custo de Facilities tem sido por metro quadrado. Isso porque essa abordagem permite que a empresa acompanhe o consumo de recursos e serviços por espaço, o que pode ajudar a identificar oportunidades de otimização do espaço físico e de redução de custos.

Confira algumas vantagens de cada formato: 

Por m²:

• Melhor visibilidade do consumo de recursos e serviços: A gestão por metro quadrado permite que a empresa acompanhe o consumo de recursos e serviços por espaço, o que pode ajudar a identificar oportunidades de otimização.
• Maior eficiência na utilização do espaço físico: A gestão por metro quadrado pode ajudar a empresa a otimizar o uso do espaço físico, o que pode levar à redução de custos.
• Maior flexibilidade para atender às mudanças: A gestão por metro quadrado é mais flexível, o que pode ajudar a empresa a atender às mudanças no número de funcionários ou no espaço físico.

Por headcount:

• Fácil de entender e calcular, uma vez que está diretamente relacionado ao pessoal.
• Permite a alocação direta de custos relacionados às instalações para os funcionários que as utilizam.
• Facilita a identificação de custos associados a benefícios e conforto dos funcionários.

O trabalho flexível mudou a forma como as organizações gerenciam os custos operacionais, tornando a eficiência, a flexibilidade e a adaptação às necessidades dos funcionários aspectos-chave na gestão de facilities.

Vale lembrar que a gestão por metro quadrado é um processo contínuo e adaptável às mudanças nas necessidades e na dinâmica da organização. A flexibilidade e a capacidade de se ajustar a novos desafios são fundamentais para o sucesso nessa área.

De qualquer forma, e independentemente da abordagem escolhida, por m² ou por headcount, é essencial que haja flexibilidade e adaptabilidade para responder às mudanças nas necessidades da organização e no ambiente de trabalho.

E na sua empresa, qual o modelo utilizado para gestão de custos de Facilities? Qual é mais eficiente para você?

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